如何避免檔案引發的糾紛
案情概況
程某于2003年7月17日從廣州某大學畢業后被某公司聘用。雙方簽訂了為期三年的勞動合同。合同約定,乙方(指程某)不得無故解除勞動合同,否則,將按照公司規定的賠償標準支付甲方(指公司)違約金。
2004年7月9日,程某以不滿公司提供的各項工作條件為由,提出辭職。公司則要求程某按照公司規定的賠償標準支付公司違約金15000元。程某明確表示沒有支付能力。
公司因程某沒有支付違約金而拒絕轉移她的戶口、檔案關系。
此事后在有關部門的主持下,雙方達成和解。
這里,我們關注的問題是:該單位在此事的處理上有無不妥?扣留檔案能否起到用人單位想要達到的目的?有的員工離職后不要檔案,用人單位又該如何處置?目前,公司如因改制、關閉、破產等情況導致檔案丟失的問題,盡管沒有明確的法律規定,但一旦引起糾紛,對當事者雙方都不利。我們該如何避免檔案丟失的情況出現?
專家處方:
亞商在線人力資源總監蘇進:
案例中的某單位扣留員工檔案的做法是錯誤的。職工與企業解除勞動關系后,原用人單位不能隨意扣住員工檔案,應按有關規定及時轉遞。
根據《企業職工檔案管理工作的規定》( 勞力字[1992]33號)第18條關于"企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等,應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動( 組織人事)部門"的規定,用人單位扣留職工檔案的行為是錯誤的。至于文中所講述的程某因辭職所要承擔的經濟賠償金,單位可以依法申請勞動爭議仲裁或通過民事訴訟方式維護自身合法權益。至于程某是否能承擔得起,則另當別論。通過法律程序來解決問題,是用人單位所應遵循的合法途徑。
但在現實生活中,用人單位在解除或終止與職工的關系后,以種種理由扣留職工檔案的現象較普遍,用人單位往往通過扣留檔案的手段來制裁職工。據筆者了解,許多企業也是不得已而為之,他們的苦衷也很多:有的員工給公司造成損失而被辭退或者開除的,但員工本人不賠償損失,違約單位只好把檔案扣著;有的員工和單位簽訂了在職培訓協議,但提前離職,卻不愿意向單位繳納違約金;有的是公司給解決了戶口指標,但是服務期未滿就想辭職......有的單位想約束員工,就把檔案扣留著,只要員工繳納了違約金,單位就把檔案關系轉走。建議存在這樣情況的企業,在把員工檔案轉移的同時,也要拿起法律武器維權,這才是解決問題的關鍵所在。
以個人的經驗,從員工關系管理的角度來看這個問題,員工和企業雙方應心平氣和地尋求解決之道,不必要搞得"劍拔弩張"。員工不論在公司待的時間長短,多多少少都和公司有一定的感情,如果能讓這種感情延續下去,企業不就培養了一個朋友和潛在的客戶嘛。企業千萬不要因為一些過激的行為為自己培養出了一個潛在的"敵人",那就得不償失了。
在管理細節上下功夫
北京經華智業教育科技有限公司顧問申杰:
案例在企業很普遍,處理上也各不相同,大部分企業是扣住檔案,給企業留下了一大堆隱患。建議企業要在管理細節上下功夫以杜絕這類問題的發生。
建立完善的規章制度及擔保人制度。企業要完善規章制度的內容,建立違約金擔保人制度,如在規定中明確企業或員工的權利與義務,明確違約責任及任何一方違約后的處理程序及離職處理程序等。又如,檔案的處理程序,明確規定檔案的整理、歸納等。對于雙方認可的違約金還款方案等在檔案中要有體現。在擔保人制度中,應明確擔保人資格審查制度等內容,如同一個人不能夠給多個人擔保等。
制訂詳細的還款計劃。在員工確實無法全額交納違約金時,要求員工制訂詳細的還款計劃,并按要求提供合法有效的擔保人,要注意,如在雙方認可規定的時間內未還清款時的滯納金比例等。雙方簽字生效。
與當地勞動爭議仲裁部門取得聯系及存檔中心取得聯系。為了減少或降低還款的風險,可申請勞動爭議仲裁,將已經制訂的還款內容,在勞動爭議仲裁機構的協調下成為調解協議的內容,這樣,在員工違約時,可到法院強制執行。另外,在可能的條件下,還可以采取這樣的方式,與存檔部門建立合作關系,將檔案存在單位認可的存檔中心,并注明,如發生員工提檔、轉檔時要及時通知企業。
企業不能以錯糾錯
神華集團公司勞資部的高學斌、山東省萊蕪鋼鐵集團建安分公司人力資源科的劉世新、安徽廣德縣勞動保障局的王宗明、北京某公司人力資源部的王女士等人認為:深圳某公司用扣住檔案不放的手段來糾正員工的違約行為是錯誤的。
用人單位可以在法定期限內向勞動爭議仲裁機構申請仲裁。由仲裁機構裁決程某支付違約金或以雙方都能接受的條件協調解決此事。同時建議用人單位加強檔案管理。
北京市奕明律師事務所馬國華認為:**先應該明確程某是提前自行解約,沒有按照雙方約定的合同期限履行義務。根據雙方約定,程某應該向用人單位支付一定數額的經濟補償金。
其次,該單位在此事的處理上也有不妥之處,扣留檔案的做法不應該提倡。扣留檔案并不能起到用人單位想要達到的目的。非但不能解決問題,還會使問題越搞越糟。
至于有的員工離職后不要檔案問題?熏實際上也只是暫時不要檔案,時間久了。一旦意識到檔案的作用了,早晚還得回來要檔案。如果公司因改制、關閉、破產等情況發生,應該盡可能先將檔案封存保管或者及時轉檔。
現在人才交流中心、職介所一般都有管理檔案的職能,要想避免檔案丟失的情況出現,建議各單位不要自己保管檔案,委托人才交流中心、職介所存檔是比較穩妥的方式,應該予以提倡。
北京融德人才咨詢服務有限責任公司 呂言超認為,現在有的職工辭職不要自己的檔案的現象也經常出現,有些企業因對職工檔案管理業務情況不了解,沒有及時處理檔案,往往使職工檔案變成"死檔"。對不來辦理辭職手續的職工,可采取發通知、登報等方法告知后,將檔案轉移到職工戶口所在地。
為避免職工檔案丟失問題,檔案管理要規范化、系統化。建立企業職工檔案管理臺帳,建立職工檔案查閱、借閱管理辦法,明確檔案管理員的工作職責,建立檔案管理責任制等。檔案的移交管理要嚴格按照《企業職工檔案管理工作規定》中的檔案轉遞方法進行轉遞。
破產、關閉的企業職工檔案應在破產清算完畢及時轉遞到勞動保障部門的職介中心或當地有檔案委托存檔權的機構存檔,給職工辦理存檔手續,將存檔的憑據交給職工本人。對于改制后的職工檔案,應在一個月內轉遞至轉制后企業人事部門,及時歸檔。
對于丟失的檔案,原企業有義務為職工補齊檔案,并轉遞到相關部門或單位。如果無法核查丟失職工檔案信息的,由原工作單位與原工作單位上級主管部門聯合證明(二級證明)職工情況,而后為職工建檔,轉遞到相關部門。
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